Kancelária už dnes nie je iba miestom pre prácu. Pracujeme nielen v nej, ale i z domova alebo na cestách, cez mobilné zariadenia. S dramatickým nárastom mobilných technológií sa rovnako zvyšujú požiadavky firiem na prístup k dátam a riešeniam s využitím cloudu.

Cloud môžeme charakterizovať ako poskytovanie služieb alebo programov, prostredníctvom serverov, ktoré sú dostupné cez internet. Používatelia k nim môžu pristupovať na diaľku, cez webový prehliadač alebo klienta. Firmy sa dnes transformujú z tradičných a „papierových“ na úplne digitálne.

Čo môže digitálna transformácia spoločnostiam priniesť?

Je to predovšetkým príležitosť, ako získať nové príjmy a zisk, vyššiu prevádzkovú efektivitu a tiež významnú konkurenčnú výhodu.

Digitálna transformácia, o ktorej hovoríme, sa týka každej časti firiem: od zamestnancov, cez klientov, až po dodávateľov.

Aké sú hlavné motivácie firiem na digitálnu transformáciu? Podľa našich informácií je motivácia rozložená takto:

• Zníženie nákladov na tlač dokumentov (57 %)
• Uloženie dokumentov na jednom mieste (45 %)
• Zvýšenie produktivity (37 %)
• Mobilný prístup k informáciám pre zamestnancov (32 %)
• Efektívnejšia spolupráca v tíme (32 %)

Znamená to, že väčšina firiem chce hlavne ušetriť, resp, zarobiť viac. Veľké firmy a korporácie na digitalizáciu už prešli alebo aktuálne absolvujú cestu svojej digitálnej transformácie, malé a stredné firmy niekedy ešte váhajú. Poďme si predstaviť strednú firmu a konkrétne i to, s čím by v jej jednotlivých častiach digitalizácia mohla pomôcť. Firma investuje do „chytrých strojov“, ktoré zjednodušia a zrýchlia prácu a aj napriek počiatočným investíciám na konci dňa ušetrí. a nemusia to byť malé čiastky.

Ako sa rozpozná digitálna kancelária?

• Ľudia v nej majú viac času.
• Sú prepojení cez mobilné technológie a využívajú cloud.
• Efektívne využíva stroje.
• Kolegovia v nej zdieľajú dokumenty a jednoduchšie s nimi odkiaľkoľvek pracujú.
• Používa čím ďalej, tým menej papiera.

 Digitálna môže byť takmer každá časť firmy

Vo „front office“ sa zlepší interakcia a práca so zákazníkmi – môžete byť k nim bližšie cez sociálne siete, ľahko si s nimi vyhľadať komunikáciu, alebo denne poskytovať on-line chat a pomôcť tak zákazníkovi priamo vo chvíli, kedy to potrebuje. To si bude výrazne ceniť.

„Back office“ si zasa po prechode na digitalizáciu môže užiť zlepšenie a zjednodušenie interných prevádzkových procesov.  V rámci HR oddelení pomôžu chytré stroje a softvér napr. s evidenciou dovoleniek, prijímaním zamestnancov, či školeniami. Prechodom na kompletnú digitalizáciu môžu firmy rovnako omnoho lepšie napr. spravovať klientske operácie, riešiť objednávky materiálu alebo servisné požiadavky. Ľudia z firmy môžu bežne zdieľať dokumenty i na mobilných zariadeniach so svojimi kolegami v kancelárii. Ako konkrétne? Ste v teréne, zaznamenáte zmeny u zákazníka a pošlete ich napríklad kolegovi do kancelárie priamo do tlačiarne. Veľké veci dokáže cloud a „chytrá tlačiareň“ napr. i v oblasti marketingu, alebo vám umožní personalizovanú komunikáciu so zákazníkmi. Zaujímavé však je, že zatiaľ iba 10 % firiem má v súčasnosti plne digitalizované všetky svoje hlavné procesy.

Efektívne zdieľanie dokumentov

Celá firma môže jednoduchšie zdieľať dokumenty a tlač mať nastavenú tak, aby boli všetky stroje využívané rovnomerne – stroj bude v rámci jednotlivých tlačiarní distribuovať dokumenty tak, aby to bolo čo najviac efektívne, alebo aby riadil prácu s dokumentmi individuálne. Praxi tak napríklad bude každý pracovník, ktorý každý mesiac skenuje rovnaké dokumenty vedieť, že si stačí vybrať workflow, dokument naskenovať, a stroj všetko založí v cloude presne tam, kam má. Touto úlohou tým pádom strávi asi 10-krát menej času, ako keby dokument kopíroval, niesol do zakladača a zakladal. A navyše by k nemu nemali prístup kolegovia. Nástroje, ktoré napr. na strojoch značky Xerox používate, sú navyše veľmi jednoduché a prehľadné, takže nikto nebude mať problém ich používať. Jednoducho povedané – vďaka digitalizácii urobíte každý deň viac za menej peňazí. Nižšie náklady, menej času, menej zaťaženia pre životné prostredie a viac produktivity a času.

Nechajte si najskôr nezáväzne poradiť

Pokiaľ o digitálnej transformácii vo vašej firme premýšľate, nechajte si najprv od odborníkov urobiť analýzu vášho prostredia. Analýza by mala ukázať, kde sa namiesto papierových dokumentov dajú integrovať tie digitálne, kde máte rezervy a ako vašu správu dokumentov zefektívniť a ušetriť. Správu dokumentov a prechod na digitalizáciu v poslednej dobe ponúka rad veľkých i menších firiem, je však dobré spoľahnúť sa na referenciu a dobré meno. Možno vás prekvapí, že digitalizácia a správa dokumentov je veľkou témou napr. spoločnosti Xerox. Dokonca už omnoho väčšou, ako sú napr. kopírovacie stroje, tlačiarne a najmä pre firmu kedysi tak tradičný papier. „Spoločnosť Xerox dokáže zredukovať vaše náklady na tlač až o 50%,“ hovorí Jiří Vančura, SAO & Services Manager. Možno sa už oplatí skúsiť si zariadiť bezpapierovú kanceláriu, čo myslíte?